今年以來，安徽省滁州市公共資源交易管理局不斷完善交易檔案管理制度，優化管檔用檔服務水平，用制度規范市縣在交易檔案工作中步調一致，以確保每個交易項目有檔可查，有據可循。

一是明確職責，落實責任。對交易檔案工作實行統一領導，分級管理。市公共資源交易主管部門負責交易檔案的監督工作，各縣（市）公共資源交易中心負責管理本行政區域內的交易檔案接收、保管和提供利用服務。市公共資源交易中心依法接受同級檔案行政管理部門和上級公共資源交易主管部門的監督和指導。項目單位、交易響應方和代理機構對各自電子（紙質）文件材料的真實性、完整性和可用性負責。

二是劃分范圍，制定時限。交易檔案制作一式兩份，由項目單位、交易中心分別保存，項目代理機構可根據行業業務管理需要，保留所代理交易項目的相關材料。對工程建設、政府采購、建設用地使用權和礦業權出讓、國有產權交易及其他交易的項目分別制訂了文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表，保管期限定為永久和定期兩種，定期一般為30年和15年。未中標的投標文件可做資料保存，開標、評標現場音像資料保存期限與該項目檔案保管期限相同。

三是調檔利用，服務各方。該市交易中心積極開發交易檔案信息資源，滿足調檔單位對交易檔案的利用需求，同時要確保涉及國家秘密、商業秘密和參與招標投標方秘密的交易項目文件材料安全。檔案利用群體有執法機關、司法機關及相關的政府部門。其他有關單位委托的律師需要調閱利用檔案的，需同時提供律師所在單位的調檔函、律師證和法院委托律師的調查令。調閱檔案時，需要檔案管理人員全程在場見證完成。

四是豐富功能，全面電子化。該市對交易檔案電子化和積極實現檔案“單套制”管理及使用提出了新要求，確保交易電子檔案的真實性、完整性、可靠性、可用性和安全性。交易活動完成后，項目代理機構進行電子簽名，并將形成的電子文件及其原數據推送或導入電子檔案管理系統的預歸檔庫。交易中心檔案人員對預歸檔庫中整理完畢的歸檔電子文件進行真實性、完整性、可靠性、可用性和安全性的檢測后，方可接收并添加個人電子簽名。交易項目電子檔案形成后，相關各方可根據檔案調閱要求申請電子檔案調閱、下載權限，自行調閱或下載經授權后的交易項目的電子檔案材料，交易中心應加蓋檔案證明電子專用章。